В Российской Федерации с 2015 года установлено новое обязательство для гостиниц и объектов туристической отрасли. Теперь сведения о всех постояльцах (независимо от гражданства) учреждение отсылает в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Невыполнение этого обязательства чревато достаточно большим штрафом - до 300 тысяч рублей. Администрация гостиницы сама имеет право избирать способ передачи сведений. Это могут быть как отчётности на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Между тем в условиях инновационного информационного оснащения всех предприятий сложно представить канцелярский персонал гостиницы, отчет которой будет писаться вручную. Кроме того, необходимо иметь в виду, что данные обязаны быть актуальными, другими словами для обеспечения своевременной передачи отчетов о постояльцах гостиница вынуждена будет иметь курьера для доставления документов в офис миграционной службы. Поэтому, практически все гостиницы вынесли решение совершать электронный обмен документаций с ФМС. Для комфорта пользователей было произведено несколько специальных программных продуктов.
Как правило административная структура гостиницы уже работает со специальными софтами, предоставляющими возможности автоматизировать процедуру оформления и учета квартирантов. Комфортный интерфейс предоставляет возможность сократить время на поселение во много раз. Личный состав гостиницы обучен работе с такими программными продуктами и уже адаптировался в реалии ит технологий. Вместе с тем проработка нового программного продукта многочисленным персоналом - достаточно непростой процесс. Разработчики специализированной программы для передачи данных о постояльцах контурфмс рекомендуют отличное решение. Оператору нет необходимости вводить сведения через отдельное окно интерфейса программы. Да и дублирование одних и тех же данных вручную, было бы с программной точки зрения нерациональным. Отчет формируется из файла экспорта данных штатной программы, которая уже имеется на вооружении руководителей гостиницы. Подобный процесс производится очень быстро под управлением ответственного лица предприятия.
Федеральная миграционная служба имеет внушительные серверы, которые группируют информацию с туристических объектов и гостиниц всей России. Наряду с этим хозяйственный субъект, отославший данные фмс имеет постоянный доступ к сведениям, касающимся их постояльцев. Кроме всего прочего у гостиниц сейчас имеется возможность отслеживания сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
